La réunion en visio-conférence.

En cette période de confinement, vous faites parties des nombreuses organisations qui ont adopté le télétravail. Vous avez mis à disposition de vos collaborateurs le matériel nécessaire, vous avez fait appel à votre prestataire pour mettre en place un accès sécurisé à vos serveurs et il vous reste à organiser vos réunions.

Nous pouvons vous aider, voici quelques conseils simples à mettre en place :

Avez-vous essayé Teams ?

Quelque soit la solution technique adoptée (Discord, Hangout, Teams, Zoom, …), pour réussir une réunion, il vous faudra suivre quelques règles très simples, pleines de bons sens, mais qu’il me semble utile de rappeler.

Préparer la réunion.

Toutes les réunions se préparent, mais celles à distance en visioconférence, encore plus. Reposez-vous les questions essentielles et communiquez les réponses auprès des participants.

Quel est l’objectif de la réunion ?

Discuter, informer, réfléchir ensemble, prendre des décisions ? En fonction de cet objectif, vous n’organiserez pas la même réunion, vous serez plus ou moins strict sur la durée, les règles de déroulement.

Qui est invité ?

Les personnes invitées sont-elles toutes nécessaires pour cette réunion ? La présence d’untel est-elle pertinente sur tous les sujets ? Vous avez un invité à votre comité de direction. Avec la visioconférence, il est tout à fait possible d’intervenir en cours de réunion, de partir et de revenir. Mais pour cela il faudra un timing quasi parfait !

Techniquement, tout le monde doit être connecté à l’heure. Pour cela, chaque participant doit avoir fait ses tests (connexion et de fonctionnement de son matériel) au préalable et non quelques minutes avant l’heure fatidique.

L’ordre du jour doit être réaliste et réalisable. Si vous avez de nombreux points à aborder, alors faites plusieurs réunions avec des pauses de 15 minutes entre chacune, et encore une fois avec uniquement les personnes concernées.

Pendant la réunion

Il faut un animateur de réunion qui va cadrer les échanges pour éviter les dérives. On aborde un sujet à la fois, on le traite jusqu’au bout et on passe au suivant.

Techniquement, il faut idéalement une caméra par personne et qu’elle soit active pour être en présence. Chaque participant doit couper son microphone quand il ne parle pas pour éviter les interférences inutiles. Il faudra penser à l’activer pour chaque prise de parole.

Il faut garder la concentration de tous. Chaque participant s’isole pour ne pas être dérangé. Les téléphones et boites mails sont coupés. Il est souvent conseillé de ne pas dépasser 1h30 de réunion pour garder la concentration de tous à son maximum. Il n’y a pas de raison de faire différemment pour les visioconférences, mais cela demande encore plus de discipline de la part de tous ! Bien sur, ceci est à pondérer en fonction du type de réunion que vous organisez !

Ce qui peut arriver

A distance, le nombre d’impondérables augmente avec le nombre de personnes connectées.

Dans la situation actuelle, il n’est pas toujours possible de s’isoler totalement, une personne externe peut réclamer l’attention (enfants, conjoints, téléphones fixes, animal de compagnie, …). Si vous savez qu’il y a un risque d’interruption, prévenez vos interlocuteurs en début de réunion. Et quand cela arrive, indiquez si vous risquez d’être occupé de manière prolongée.

Les problèmes de connexion peuvent aussi être important. Si possible prévoyez une seconde connexion (Wifi, Filaire, 4G…), et soyez prêt à passer de l’une à l’autre. 

Le débit internet peut aussi être insuffisant et/ou instable. Dans ce cas-là, il sera préférable de couper votre vidéo après avoir salué vos collègues.

Et en ce moment n’hésitez pas à demander si tout va bien à l’ensemble de vos collègues et collaborateurs !

Article écrit par Mathieu
Consultant informatique chez COVATEAM

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